Keeping – Menyenangkan, bukan? Tapi: Ini benar -benar dapat membantu Anda menutupi pantat di tempat kerja saat Anda perlu. Jadi, bagaimana Anda mengatur, mengajukan, dan melacak catatan pertemuan, email, dan panggilan telepon Anda? Posting tamu hari ini memberi Anda beberapa rekomendasi luar biasa dari Belle of Capitol Hill Style – CHS On Cya, jadi untuk berbicara. Terima kasih kepada Belle untuk menyampaikan ide -ide ini (dan selamat datang kembali ke blog)!
Bekerja dalam politik mengajari saya sejumlah pelajaran yang berguna, yang paling penting adalah bagaimana menyimpan catatan luar biasa. Saya menyimpan email, surat, memo, dan catatan pertemuan karena Anda tidak pernah tahu kapan Anda akan membutuhkan jejak kertas. Jadi, ketika Kat meminta saya untuk menulis posting yang merinci cara menutupi pantat Anda di tempat kerja, saya senang untuk menuruti.
Mari kita mulai dengan fondasi CYA, menyimpan catatan yang bagus:
Catatan rapat Saya memiliki lebih dari 30 buku catatan kecil yang mengikat spiral yang menjangkau seluruh karier saya. Di luar mereka diberi label untuk pekerjaan dan tanggal, mis. “Kongres. May ’07- Oktober ’07. ” Di bagian dalam, Anda akan menemukan catatan pertemuan saya untuk setiap janji yang diberi label dengan nama semua peserta, afiliasi mereka, dan detail percakapan kami.
Catatan ini adalah catatan tentang apa yang dikatakan, apa yang dijanjikan, dan apa hasil dari pertemuan itu. Menyimpan catatan yang akurat akan membantu menjernihkan miskomunikasi dan membantu Anda menyegarkan ingatan Anda sebelum pertemuan Anda berikutnya dengan orang -orang yang sama tidak peduli berapa banyak waktu yang telah berlalu untuk sementara.
Email di era digital kami, memiliki kotak masuk yang terorganisir sangat penting untuk kesuksesan Anda sebagai seorang profesional. Pertama, Anda tidak ingin kehilangan sesuatu yang mungkin Anda butuhkan nanti atau salah menempatkan korespondensi penting. Kedua, Anda tidak pernah tahu kapan komitmen Anda untuk menyimpan catatan yang baik akan menyimpan kulit Anda.
Selama kampanye pemilihan ulang, gubernur negara bagian saya keluar dalam oposisi yang kuat terhadap tagihan yang didukung bos saya. Bayangkan kejutan gubernur ketika salah satu rekan kerja saya meraih ke dalam kotak masuknya dan mengeluarkan surat berusia empat tahun, yang ditandatangani olehnya, menyatakan dukungannya yang tak berkesudahan untuk versi sebelumnya dari tagihan yang sekarang ditentangnya. Email itu membawa kami keluar dari defensif, dan menaruhnya di atasnya.
Jadi bagaimana Anda harus mengatur email Anda? Tidak ada satu cara untuk menyusun kotak masuk Anda, tetapi saya suka mengatur milik saya berdasarkan tahun (2014), kemudian dengan edisi (urusan veteran), kemudian oleh kelompok (Garda Nasional). Jika saya melakukan pekerjaan penting pada satu tagihan atau satu masalah, maka ia mendapatkan foldernya sendiri. Saya juga suka kode warna-kode penting dalam warna biru, email dengan lampiran penting berwarna hijau, dan email yang kontroversial atau dari seseorang yang menentang posisi kami dengan warna merah.
Panggilan telepon
Tidak seperti email, panggilan telepon memiliki jejak kertas keruh. Ini bisa menjadi hal yang baik atau buruk. Jadi saya menyimpan dokumen kata terbuka di komputer saya berjudul “Panggilan Penting.” Seperti catatan pertemuan saya, detailnya saya ajak bicara, ketika kami berbicara, apa yang kami diskusikan, dan apa yang kami selesaikan. Sangat membantu ketika bos Anda meminta ikhtisar percakapan Anda yang akurat.
Menghindari jejak kertas
Menyimpan catatan yang baik sangat penting. Ini dapat membantu Anda menyelesaikan sengketa, menyegarkan ingatan Anda tentang diskusi sebelumnya, dan menjaga daftar tugas Anda di jalur. Tapi bagaimana dengan saat -saat ketika Anda tidak menginginkan jejak kertas?
Diperlukan percakapan dari ranah digital ketika informasi perlu dibagikan dari catatan, permintaan maaf perlu dibuat, atau ketika Anda perlu memastikan bahwa apa yang akan Anda katakan tidak dapat dilewati dengan dasar Klik tombol Maju.
Pada dasarnya, jika Anda cemas bahwa apa yang akan Anda tulis dapat digunakan untuk melawan Anda, berakhir di tangan yang salah, atau membahayakan proyek yang sedang Anda kerjakan, lakukan. bukan. taruh. dia. secara tertulis. Gunakan penilaian terbaik Anda, dan ketika ragu memilih untuk menelepon, alih -alih tipe.
Panggilan Telepon vs. Email
Tetapi bagaimana jika Anda ingin percakapan di catatan dan orang yang Anda ajak bicara menelepon Anda di telepon? Katakanlah Anda mencoba mengunci dukungan untuk undang -undang penting dari seorang staf yang bosnya kurang dapat dipercaya. Staf senang memberi tahu Anda di telepon bahwa bosnya ada di atas kapal, tetapi Anda membutuhkan sesuatu yang lebih konkret. Anda membutuhkan jejak kertas. Masukkan email tindak lanjut:
“John, terima kasih banyak telah meluangkan waktu untuk menelepon saya tentang dukungan Rep. Smith terhadap H.R 529. Bos saya akan sangat senang mengetahui bahwa Rep. Smith ada di kapal. Suara yay -nya akan menjadi pertunjukan yang kuat tentang komitmennya terhadap masalah ini. Sekali lagi terima kasih atas semua kerja keras Anda tentang masalah ini, dengan tulus, Belle. ”
Tentu, dia bisa mengklaim dia tidak pernah mengatakan itu. Dia dapat menyangkal bahwa dia pernah menjanjikan sesuatu kepada Anda, tetapi Anda memiliki catatan dan catatan waktu dari sisi cerita Anda.
Gunakan panggilan telepon dan email tindak lanjut dengan hati-hati. Seringkali mengambil ke ponsel bisa membuat percakapan yang tidak berbahaya tampak terselubungnull